Apa Itu Purchase Requisition?
Pada dasarnya, apa itu purchase requisition atau PR bisa kita artikan sebagai suatu dokumen permohonan pembelian yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang atau jasa. Selain itu, apa itu purchase requisition juga bisa diartikan sebagai dokumen yang di dalamnya berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk kegiatan pengadaan barang.
Biasanya, PR akan dibuat oleh suatu divisi tertentu yang sedang memerlukan barang atau jasa dan ditujukan pada manajer atau divisi keuangan. Bila sudah ditinjau dan disetujui, maka PR nantinya akan diteruskan pada divisi pembelian untuk mengeluarkan purchase order sesuai dengan rincian yang terdapat di dalam PR.
Sama seperti pengertian di atas, tujuan dibuatnya purchase requisition adalah untuk mengajukan pembelian. Pembuatan dokumen PR ini termasuk di dalam standar operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencatatan keuangan.
Melalui kehadiran PR, maka divisi keuangan akan bisa mengendalikan anggaran pembelanjaan perusahaan, sehingga tidak akan melampaui batas. Lalu bila permohonan tersebut adalah pembelian barang, maka pihak perusahaan harus memasukkannya ke dalam daftar aset agar bisa dipantau lebih lanjut.
Lebih dari itu, dokumen PR juga akan membantu meminimalisir terjadinya kecurangan dalam pembelian barang atau jasa, seperti kecurangan dinaikkannya harga untuk kepentingan diri sendiri atau jumlah barang yang tidak sesuai. Tentunya kecurangan tersebut bisa menimbulkan kerugian untuk perusahaan.
Lalu, Apa Bedanya Purchase Requisition dan Purchase Order?
Walaupun berada di dalam suatu siklus transaksi yang sama, namun purchase requisition dan purchase order adalah dua dokumen yang berbeda.
Purchase requisition adalah dokumen internal yang mana di dalamnya berisi permohonan pembelian barang atau jasa dan dikeluarkan oleh divisi yang memang memerlukannya. Lalu, dokumen ini akan diberikan pada divisi keuangan atau divisi lain untuk bisa dipertimbangkan lebih lanjut.
Bila telah disetujui, maka dokumen PR pun akan diteruskan pada bagian purchasing atau bagian procurement agar bisa melakukan pembelian barang atau jasa yang telah diajukan.
Di sisi lain, purchase order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh divisi yang mengeluarkan pembelian barang agar bisa dikirim pada pihak penjual. Dokumen pembelian ini dikeluarkan saat departemen purchasing atau procurement telah menerima PR yang sudah disetujui oleh divisi keuangan.
Itu artinya, purchase order tidak bisa diterbitkan sebelum adanya PR.
Rincian dan Format Purchase Requisition
Setelah mengetahui apa itu purchase requisition dan bedanya dengan purchase order, harus Anda ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki format PR-nya masing-masing. Tapi pada umumnya, dokumen PR ini memiliki informasi berupa:
- Nomor purchase requisition
- Nama atau identitas pihak yang melakukan pengajuan pembelian barang atau jasa
- Nama vendor yang menjadi pihak penjual
- Produk barang atau layanan jasa yang ingin dibeli
- Estimasi harga produk barang atau jasa
- Jumlah produk barang atau jasa.
Dokumen ini bisa dibuat secara manual dengan tulisan tangan di atas kertas melalui format yang sudah ada. Cara lainnya adalah secara digital dengan menggunakan formulir elektronik atau formulir aplikasi.
Anda dapat mengetahui keuntungan usaha Anda melalui Laporan Keuangan, untuk penanganan lanjutan, konsultasikan segera bersama kami disini