Pengertian Daftar Inventaris
Daftar inventaris adalah daftar lengkap terkait berbagai barang milik suatu perusahaan atau entitas lainnya. Daftar tersebut sangat penting untuk mengetahui jumlah barang yang disimpan, jumlah barang yang sudah terjual, dan jumlah barang yang baru diterima pelanggan.
Berbagai barang yang masuk ke dalam daftar persediaan ini bisa dalam bentuk bahan mentah, barang yang sudah siap untuk dijual, dan aset pendukung kegiatan operasional perusahaan.
Jadi, daftar inventaris adalah catatan barang milik perusahaan yang di dalamnya tercantum barang yang dijual langsung, diolah untuk menjadi produk, atau barang pendukung kegiatan operasional perusahaan.
Manfaat Memiliki Daftar Inventaris
Berdasarkan sifatnya, daftar inventaris adalah suatu dokumen penting untuk perusahaan. Kenapa? Karena data ini akan menginformasikan performa penjualan dan efektivitas serta efisiensi dari kegiatan operasional perusahaan.
Terdapat setidaknya lima manfaat yang akan Anda rasakan dalam memiliki daftar persediaan, yaitu:
1. Menciptakan Transparansi dan Akuntabilitas
Daftar inventaris akan membantu Anda untuk menciptakan akuntabilitas dan transparansi. Dengan kehadiran daftar ini, maka Anda bisa lebih mudah dalam mengendalikan dan mengawasi aset serta bahan baku produksi yang Anda miliki.
2. Menghemat Anggaran
Manfaat selanjutnya dari memiliki daftar inventaris adalah membantu Anda dalam menghemat anggaran. Dengan adanya pencatatan yang tepat dan terbaru, Anda bisa mengetahui secara pasti terkait persediaan yang masih ada, sehingga Anda bisa membuat perkiraan tentang waktu yang tepat untuk berbelanja aset atau bahan baku.
Bila Anda tidak memiliki daftar persediaan yang baik, maka kemungkinan besar Anda akan membeli berbagai barang yang belum tentu dibutuhkan, sehingga akan terjadi pemborosan.
3. Mengambil Keputusan yang Tepat
Selanjutnya, daftar inventaris akan sangat membantu Anda untuk mengambil keputusan yang lebih tepat. Contohnya, Anda adalah pebisnis food and beverage. Maka Anda pasti akan berhadapan dengan berbagai bahan mentah yang mempunyai masa kadaluarsanya masing-masing.
Bila bisnis Anda tidak mempunyai daftar persediaan yang baik dan rinci, maka Anda akan merasa kesulitan untuk menentukan bahan baku yang harus di belanja kembali.
4. Membuat aset lebih aman
Manfaat keempat yang akan Anda rasakan adalah bisa mengamankan barang ataupun aset yang Anda miliki. Daftar inventaris yang lengkap mampu mengetahui barang atau aset apa saja yang Anda miliki, lengkap dengan jumlah dan juga kondisinya.
Dengan adanya data yang lengkap tersebut, maka Anda akan terhindar dari risiko kehilangan barang atau aset.
5. Dasar Penghitungan Kekayaan Perusahaan
Manfaat terakhir yang bisa Anda rasakan dari melakukan daftar inventaris adalah bisa Anda jadikan sebagai dasar perhitungan kekayaan perusahaan. Berbagai aset yang Anda miliki, baik itu yang bergerak ataupun tidak, adalah kekayaan bisnis Anda.
Bila Anda mempunyai daftar persediaan yang mencatat berbagai aset, maka jumlah kekayaan bisnis Anda bisa diketahui secara lebih jelas.
Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat
Mencatat daftar inventaris bisa dilakukan secara manual ataupun digital. Bila dilakukan secara manual, maka berbagai data tersebut harus Anda kumpulkan dalam satu buku untuk memastikan data secara tepat.
Tapi, daftar persediaan ini bisa menjadi sangat kompleks seiring dengan semakin berkembangnya bisnis, untuk itu jangan heran bila pencatatan digital saat ini lebih disukai oleh para pebisnis.
Sebenarnya, membuat daftar persediaan itu tidak terlalu sulit. Anda hanya memerlukan beberapa hal untuk membuat daftar yang bisa dipahami oleh setiap orang. Berikut ini adalah cara membuat daftar persediaan yang tepat.
1. Buatlah Dalam Format Tabel
Agar lebih mudah, maka ada baiknya untuk membuat daftar inventaris dalam bentuk tabel. Bila Anda ingin menggunakan buku, maka manfaatkanlah buku folio, karena ukurannya yang besar akan mempermudah Anda untuk membuat banyak tabel.
Tapi agar lebih sederhana, Anda bisa memanfaatkan program Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheet, dan lain sebagainya. Karena, kegiatan menghapus dan menginput data menggunakan program berbasis komputer akan jauh lebih mudah daripada menggunakan buku tulis.
2. Cantumkan Informasi Sesuai Kebutuhan Bisnis
Setiap bisnis memerlukan informasi yang berbeda-beda dalam daftar inventarisnya. Informasi didalamnya mencakup jumlah barang, nama barang, harga barang, kategori barang, status barang, dan lain sebagainya. Agar bisa menentukan informasi apa saja yang harus disajikan, Anda harus menyesuaikannya sendiri dengan bisnis Anda.
Contohnya, bila Anda adalah pebisnis toko kelontong, maka informasi yang harus ada di dalam daftar persediaan adalah nama produk, kode produk, tanggal barang diterima, jenis produk, harga produk, lama waktu reorder, jumlah minimal reorder, jumlah order, status, dan total biaya.
untuk mengetahui daftar investaris perusahaan anda, dapat dilihat dalam Laporan Keuangan. Efektivitas pemakaian nya untuk mendukung jalan nya usaha anda, dan pengeluaran terkait seperti pemeliharaan maupun pembelanjaan nya. Untuk penanganan lanjutan, konsultasikan segera bersama kami disini