Panduan Membuat Minutes of Meeting
Berdasarkan laman The Balance Careers, terdapat tiga tahapan dalam membuat minutes of meeting, yaitu:
1. Sebelum Rapat
Sebelum rapat, terdapat beberapa tahapan yang harus disiapkan, salah satunya adalah memilih alat tulis. Beberapa pilihan yang bisa Anda gunakan adalah laptop, smartphone, tablet, atau kertas dan pulpen sederhana. Disarankan untuk menggunakan alat yang lebih familiar dan nyaman bagi Anda.
Selain itu, pastikanlah alat yang Anda pilih bisa berfungsi dengan baik. Bila Anda menggunakan gadget, cobalah untuk tes terlebih dahulu apakah gadget Anda bisa berfungsi dengan baik.
Persiapkan juga pulpen dan kertas sebagai cadangan bila ada kendala dengan gadget Anda. Bila Anda sudah memastikan alat yang digunakan untuk mencatat, maka Anda juga harus membaca agenda rapat dengan baik.
Cobalah untuk mencari tahu topik apa saja yang akan dibahas, sehingga Anda bisa memiliki bayangan tentang hal apa saja yang akan Anda tulis.
2. Saat Rapat Berlangsung
Ketika rapat akan berlangsung, persiapkanlah lembar kehadiran dan pastikanlah semua orang yang hadir bisa Anda catat. Salah satu syarat utama dari minutes of meeting adalah adanya nama seluruh anggota yang hadir saat rapat.
Pastikan juga Anda mengenal setiap peserta rapat agar nantinya Anda bisa mengetahui siapa yang sedang berbicara. Nantinya, hal tersebut akan memudahkan Anda dalam membuat catatan rapat.
Ketika rapatnya sudah resmi dimulai, catatlah waktunya secara cermat. Pun begitu juga ketika rapat sudah selesai, Anda harus mencatatnya dengan baik
Dalam mencatat minutes of meeting, ada baiknya untuk tidak mencatat setiap komentar yang diucapkan oleh peserta rapat. Anda hanya perlu menuliskan ide utamanya saja.
Berdasarkan laman ThoughtCo, disarankan untuk membuat catatan yang singkat dan padat. Setiap ringkasan tersebut nantinya harus bisa koheren antara yang satu dengan yang lainnya.
Anda juga harus bisa menulis minutes of meeting secara objektif tanpa adanya bias. Jadi, Anda hanya harus menulis hal yang dibahas dan tidak harus memberikan penjelasan sesuai opini Anda.
Setiap masukan ide juga penting sekali untuk ditulis. Berikan juga penjelasan tentang siapa yang sudah mengutarakan ide tersebut.
3. Setelah rapat
Sesaat setelah rapat selesai, segera mungkin tulislah minutes of meeting dengan format yang lebih rapi. Bila ada pertanyaan, Anda bisa segera bertanya ke peserta rapat tersebut.
Di hasil akhir minutes of meeting, jangan lupa juga untuk mencatat nama perusahaan atau organisasi, jabatan dari peserta rapat, jenis rapat yang dilakukan, dan juga tujuan rapat. Jangan lupa juga untuk mencatat setiap daftar peserta rapat dan pimpinan rapat.
Bila sudah, baca ulang hasil catatan untuk memastikan tidak adanya salah tulis atau typo. Selain itu, Anda juga bisa meminta bantuan dari peserta rapat untuk memeriksa poin yang tertinggal.
Tahap akhir dari minutes of meeting adalah memberikan hasil catatan pada orang yang bertanggung jawab dalam mengadakan rapat. Lalu, hasil rapat tersebut akan dibagikan pada setiap peserta.
Laporan Keuangan diperlukan dalam meeting perusahaan, agar memberikan gambaran mengenai kondisi keuangan perusahaan selama periode waktu tertentu, sehingga dalam meeting dapat dibahas mengenai hal hal terkait yang dibutuhkan sebagai bahan evaluasi maupun bahan perbaikan di kemudian hari, untuk penanganan lanjutan konsultasikan bersama kami disini