Dalam melakukan penagihan atas Piutang Dagang yang timbul, pihak customer akan meminta beberapa kelengkapan dokumen pendukung, sebagai tertib administratif, untuk tujuan pemrosesan pembayaran, dokumen yang berkaitan dengan Piutang Dagang di antara nya :
Faktur Penjualan / Invoice
Dokumen ini merupakan dokumen yang bersifat komersial yang berisikan rincian transaksi antara penjual dan pembeli, baik transaksi tsb dilakukan secara tunai maupun kredit. Dokumen ini merupakan bukti penagihan utama, di dalam faktur penjualan / invoice tercantum beberapa informasi penting, diantaranya :
- Nama dan Alamat Penjual
- Nama dan Alamat Pembeli
- Deskripsi barang dan jasa
- Kuantitas barang dan jasa
- Nominal Tagihan dalam satuan Rp dan mata uang lainnya
- Diskon / potongan harga, PPN / PPh jika ada
- Syarat dan ketentuan
- Keterangan waktu
- Tanda Tangan
Surat Jalan
Dokumen ini merupakan dokumen yang berisikan informasi dan data terkait barang dan jasa yang telah dikirimkan dari penjual kepada pembeli, dokumen ini memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang mereka pesan karena memungkinkan mereka untuk memeriksa ulang produk yang mereka terima dengan pesanan mereka
Dokumen tersebut disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, namun tidak mencantumkan nilai apa pun seperti harga barang. Salinan catatan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.
Dokumen ini sangat berguna karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana pengiriman. Dan setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima
Pada umum nya, Surat jalan akan digabungkan bersama Faktur Penjualan / Invoice sebagai dasar untuk Penagihan, Surat jalan sifatnya mengikat yang membuktikan bahwa telah terjadi perpindahan barang dan jasa dari penjual ke pembeli, sesuai dengan permintaan transaksi yang diinginkan
di dalam Surat Jalan tercantum beberapa informasi berikut ini :
- Nama dan alamat perusahaan
- Nama dan alamat klien / customer
- Tanggal pemesanan, pengiriman, dan perkiraan pengiriman
- Nomor / nama pesanan
- Daftar barang termasuk dalam pengiriman
Faktur Pajak
Dokumen ini dilampirkan, apabila memang sudah ada kewajiban Pajak PPN yang timbul baik antara Penjual maupun Pembeli, untuk memenuhi kewajiban perpajakan antar kedua pihak, dokumen ini wajib untuk dilampirkan. Faktur Pajak sudah memiliki format baku sesuai standarisasi yang ditentukan dari Peraturan Pajak yang berlaku di Indonesia
Jika belum ada kewajiban Pajak PPN, maka dokumen ini tidak wajib untuk dilampirkan dalam proses penagihan piutang
Surat Pesanan
Dokumen ini, boleh disertakan dan juga boleh tidak disertakan, tergantung pada kebijakan yang berlaku. Apabila saat penagihan piutang tsb, dokumen surat pesanan dimintakan oleh customer untuk tujuan pemrosesan pembayaran, maka dapat dilampirkan berserta dokumen yang lainnya, adapun informasi yang terdapat dalam surat pesanan, seperti berikut ini :
- Jenis barang: Jenis barang yang dipesan harus jelas
- Jumlah barang: Jumlah barang yang mau dibeli harus dicantumkan secara jelas dalam surat tersebut.
- Harga barang: harga barang harus jelas, termasuk juga harga kirim kalau ada.
- Cara pembayaran barang: cara pembayaran barang secara cash atau kredit.
- Cara pengiriman barang: cara pengiriman barang apakah akan diambil sendiri, ataukah delivery atau lewat kurir.
- Syarat penyerahan barang: Apabila ada syarat penyerahan barang, maka harus dilampirkan atau dicantumkan.
Dokumen yang disebutkan di atas, biasanya digabungkan menjadi 1 lampiran pada saat penagihan, atau dilampirkan untuk pengajuan pemrosesan pembayaran piutang, jika ada salah satu dokumen di atas yang tidak sesuai, maka bisa menghambat berlangsung nya proses pelunasan piutang. Baik dari sisi pembeli dan penjual pasti memiliki transaksi piutang kepada pelanggan nya
Sangat perlu memperhatikan SOP Keuangan yang berkaitan dengan Piutang Dagang ini, agar proses yang berkaitan dengan transasksi Piutang dapat berjalan sesuai standarisasi yang baku dan sudah ditentunkan, ada beberapa manfaat yang berkaitan dengan SOP Keuangan di lingkup Piutang Dagang, yaitu diantaranya :
- Mencegah terjadinya Penyalahgunaan Dokumen
- Mencegah terjadinya Penyalahgunaan Wewenang
- Menciptakan Pengendalian Internal
- Memperkuat Fungsi Kontrol agar berjalan baik
- Memperbaiki Kinerja Piutang agar berjalan dengan Positif
- Memperbaiki Kinerja Arus Kas agar berjalan dengan Positif
Untuk mencapai semua nya tsb, Penanganan nya Anda dapat dibantu lebih lanjut disini